Globale Warenwirtschaft in der Cloud

Ausgangslage und Zielsetzung

In Deutschland, Österreich und der Schweiz betreibt BUTLERS eigene Filialen und einen Onlineshop. In anderen Ländern ist Franchise das Standbein des Unternehmenswachstums. BUTLERS-Filialen gibt es mittlerweile in der Ukraine, Ungarn, Tschechien, Malta, Frankreich, Luxemburg, Griechenland und Irland. Neben dem Filialhandel wird auch der Onlinehandel immer wichtiger für das Unternehmen.

Bereits 20 % seines Umsatzes erwirtschaftet BUTLERS durch seinen Onlineshop und über große Marktplätze wie Amazon, Otto oder eBay. BUTLERS zeigt, wie man mit der richtigen Strategie gestärkt aus einer Unternehmenskrise hervorgehen kann. Nach einer nur achtmonatigen Phase der Restrukturierung startete BUTLERS 2017 eine beeindruckende Erfolgsgeschichte. 2019 lag das Unternehmenswachstum der BUTLERS-Gruppe bei 8 %, Tendenz steigend.

Motor des Aufschwungs sind die BUTLERS-Filialen in hochfrequentierten Innenstadtlagen. Grundlegend für die international vernetzte Warenwirtschaft ist eine schnelle und zuverlässige IT-Infrastruktur. Hier war für BUTLERS schnell klar, dass man diese wichtigen Kernprozesse mit einem externen Partner umsetzen möchte.

»Unser Fokus ist Verkauf und unsere Markenidee«, erklärt Andre Martens, IT-Leiter von BUTLERS, »und das zieht sich bis in die IT durch. Wir wollen sicherstellen, dass wir unsere Marke präsentieren und verkaufen können. Es macht für unser Konzept keinen Sinn, sich um Festplatten und Server zu kümmern. Ich möchte dafür sorgen, dass an der Kasse das Geschirrset oder die Tischdeko verkauft werden und ich möchte mir keine Gedanken darüber machen, ob alle Festplatten im RAID gesund sind oder ausfallen könnten. Um unsere IT-Infrastruktur soll sich jemand kümmern, der darauf spezialisiert ist.«

Saisonale Schwankungen des Ressourcen-Bedarfs

Die Anforderungen an einen IT-Partner sind allerdings hoch. Dies liegt unter anderem an den hohen Zugriffszahlen und den erheblichen saisonalen Schwankungen. Die IT-Systeme von BUTLERS müssen in Spitzenzeiten bis zu 12.000 Datenbanktransaktionen pro Sekunde bewältigen.

Die zweite Herausforderung besteht in der Anpassung der IT-Infrastruktur an die wechselnde Auslastung der Ressourcen. Während der wichtigen Umsatzzeiten wie Ostern und vor allem im Weihnachtsgeschäft werden deutlich mehr IT-Kapazitäten benötigt als im übrigen Jahr. Doch eine Vorhaltung von Ressourcen, die im Rest des Jahres nicht ausgelastet sind, ist ein Kostenfaktor, der unbedingt eingespart werden sollte.

Die im Einzelhandel notwendige Flexibilität ist heute nur in einer virtualisierten IT-Umgebung kosteneffizient zu erreichen. Der Umzug des kompletten Systems in die Cloud war deshalb für BUTLERS ein logischer Schritt. Zuverlässige Performanz, schnelle Skalierbarkeit und ein kostengünstiges Abrechnungsmodell gehörten zu den wichtigen Faktoren bei der Wahl eines neuen Providers.

Doch erste Erfahrungen mit anderen Anbietern konnten die IT-Verantwortlichen von BUTLERS nicht überzeugen. »Wir hätten uns die Möglichkeit gewünscht, unsere Ressourcen jederzeit dynamisch anzupassen und vertikal zu skalieren«, beschreibt Andre Martens das Problem. »Beim vorigen Anbieter hatten wir dann aber fürs Weihnachtsgeschäft CPU, RAM und andere Komponenten gekauft, die neun Monate brach lagen und nur drei Monate wirklich genutzt wurden. Ein flexibleres Modell konnten wir mit dem alten Provider nicht umsetzen. So kam letztlich der Kontakt mit gridscale zustande.«

Realisierung

Die technische Konzeption und Herangehensweise von gridscale überzeugten BUTLERS auf Anhieb. »Wir suchten einen Cloud-Partner, auf den wir uns absolut verlassen können. Wir brauchen sowohl Hochverfügbarkeit wie auch Schnelligkeit. Es nutzt nichts, wenn der Server verfügbar ist, die Antwortzeiten aber bei 20 Millisekunden liegen, weil die Internetleitung ausgelastet ist oder es ein Problem im Routing gibt.«

Schon nach den ersten Gesprächen mit gridscale war man sich sicher, den richtigen Partner gefunden zu haben. Die Experten von gridscale präsentierten ein technisch überzeugendes Konzept, das zugleich deutlich unter den bisherigen IT-Kosten lag.

Neben der fachlichen Kompetenz beeindruckte BUTLERS auch die Kommunikation und das Projektmanagement seitens gridscale. »Die Zusammenarbeit war sofort unglaublich unkompliziert«, erzählt Andre Martens. Innerhalb kürzester Zeit wurde gemeinsam ein Konzept für eine besonders schnelle Migration entwickelt.

BUTLERS konnte sein bestehendes Infrastruktur-Setup problemlos in die gridscale Cloud migrieren, anpassen und ausbauen. Von der Beratung und dem schnellen Umzug ist man bis heute beeindruckt: »Das war herausragend und auf einem Level, wie ich das selten erlebt habe.« Innerhalb sehr kurzer Zeit konnte BUTLERS mit den ersten 17 Servern zu gridscale umziehen.

Performanz bei unternehmerischen Kernprozessen

Heute läuft der komplette Einkauf, die Disposition, Lagersystem und Fulfillment über virtuelle Server der gridscale Cloud. Die BUTLERS GmbH vertraut bei ihrer weltweiten Warenwirtschaft vollständig auf die Performanz und Ausfallsicherheit von gridscale – bis hin zur Filialbestückung aller Shops.

Zusätzlich betreibt man E-Mail- und ActiveDirectory-Server, File-Server und Monitoring-Server. Für eine zuverlässige Kommunikation mit den Applikationen externer Partner sorgt eine direkte Verbindung über die gridscale RESTful API. Für Testläufe und Simulationen können Server unkompliziert und innerhalb von Minuten geklont und hochgefahren werden.

Durch das intuitiv zu bedienende Interface des Partner Panels ist dies einfach und unkompliziert, wie Andre Martens bestätigt: »Wir können innerhalb von zwei Minuten einen Server erstellen, 20 Minuten nutzen und dann wieder löschen. Das tun wir regelmäßig und das ist ein großer Nutzen des gridscale Panels.«