Vertragsmanagement in der Public Cloud

Ausgangslage und Zielsetzung

Die otris software AG bietet Kunden aus verschiedensten Branchen spezialisierte Software, mit der sie wichtige Verwaltungsvorgänge digital steuern und dokumentieren können. Das Leistungsportfolio richtet sich an mittelständische Unternehmen und Großkonzerne in ganz Europa. Typische Nutzer sind Fach- und Führungskräfte aus allen Verwaltungsabteilungen – häufig mit Compliance-relevanten Aufgaben.

Die vier Softwarepakete otris contract, otris corporate, otris compliance und otris privacy existierten bislang ausschließlich als On-Premises-Anwendung oder kundenspezifische Private Cloud. Hauptgrund dafür war in erster Linie der Einsatzzweck: Bei rechtlich relevanten Dokumenten und vertraulichen Daten müssen Unternehmen strenge Compliance-Vorgaben einhalten, die bislang mit lokal bzw. eigenständig betriebenen Anwendungen leichter umzusetzen waren.

Angesichts der vielen Vorteile von Cloud-Lösungen werden Alternativen aus der Public Cloud allerdings auch für das Management von sensiblen und geschäftskritischen Informationen immer stärker nachgefragt.

Mit otris contract CLOUD aus der gridscale Public Cloud steht der otris-Kundschaft nunmehr seit Anfang 2019 eine leistungsstarke und zugleich kosteneffiziente SaaS-Variante zur Verfügung, über die sie sämtliche Vorgänge ihres Vertragsmanagements einfach, effektiv und sicher steuern können.

Das Ziel: Eine sichere Public Cloud ohne IT-Compliance-Probleme
Mit Blick auf die Einhaltung aller Datenschutz- und Sicherheitsaspekte war der Forderungskatalog bei der Auswahl eines geeigneten Public-Cloud-Partners besonders anspruchsvoll. Dabei im Zentrum: Die DSGVO-konforme Leistungsbereitstellung und Datenspeicherung im deutschen Rechtsraum. Aufgrund der hohen Sicherheitsbedürfnisse der Kunden war dieses Kriterium für die Geschäftsführung von otris alternativlos. Der Betrieb bei einem der großen, globalen Hyperscaler kam daher nicht in Betracht. Darüber hinaus sollte die Cloud-Infrastruktur hochverfügbar ausgelegt und zugleich einfach bedienbar, dynamisch sowie flexibel sein, sodass ein agiler Ausbau der Anwendung möglich ist und das unternehmenseigene IT-Team die Anwendung jederzeit leicht überwachen und anpassen kann.

Realisierung

Die Cloud-Plattform von gridscale konnte sich im Auswahlprozess der otris software AG erfolgreich durchsetzen. Dabei haben die aufgeräumte Benutzeroberfläche, die intuitive Bedienbarkeit und die – dank einer offenen API – leichte Integration besonders überzeugt.

Die Migration von otris contract auf die gridscale-Technologie erfolgte sukzessive: In enger Anlehnung an die bestehende On-Premises-Software wurde zunächst eine funktionsidentische Private-Cloud-Version realisiert, die Anfang 2019 um eine SaaS-Alternative auf Basis der gridscale Public Cloud ergänzt wurde.

Das Public-Cloud-Angebot stellt Kunden die otris contract CLOUD-Software in einer vorgegebenen Standard-Version zur Verfügung und beinhaltet alle wesentlichen Software-Funktionen, die zu den Kernelementen einer professionellen Vertragsverwaltung gehören; Betrieb und Datenspeicherung erfolgen im zertifizierten deutschen Hochsicherheitsrechenzentrum von gridscale.

Kosteneffizienz und leichte Skalierbarkeit einer Cloud
»Der Transfer war dank offener Schnittstellen und guter Dokumentation deutlich einfacher als erwartet«, freut sich Andreas Albuschat, verantwortlicher Produktmanager bei der otris software AG, über den reibungslosen Migrationsprozess. »Die Plattform ließ den Entwicklern große Spielräume bei der Ausgestaltung ihrer Anwendung, sodass nun alle wichtigen Funktionen besonders übersichtlich präsentiert werden.«

Darüber hinaus partizipieren SaaS-Anwender von einer hohen Kosteneffizienz und Wirtschaftlichkeit. Public-Cloud-Kunden von otris contract müssen sich weder um Aufbau und Wartung der Infrastruktur noch um Installation und Management der Anwendung kümmern. Dadurch sinken die IT-Betriebskosten deutlich.

Zudem bietet die Cloud-Lösung viele Vorteile bei der IT-Security, da sich die erfahrenen IT-Teams von gridscale fortlaufend um das notwendige Einspielen von aktuellen Security-Patches kümmern. Ein zentraler Aspekt ist aber auch die leichte Skalierbarkeit der IT-Infrastruktur in der Cloud. otris kann bei Bedarf binnen weniger Minuten zusätzliche Server starten, sodass eine verstärkte Nachfrage und Zugriffslast ohne Leistungseinbrüche und technische Ausfallzeiten bedient werden kann. »Bislang läuft unser System sehr performant und vollkommen störungsfrei«, so Andreas Albuschat.

Experimente mit unterschiedlichen Server-Setups
Die schnelle Bereitstellung von virtuellen Servern bei gridscale gab otris zudem die Möglichkeit, bereits im Entwicklungsprozess verschiedene Szenarien zu testen und zu vergleichen. Auf diese Weise konnte das IT-Team nach dem Prinzip »Learning By Doing« schon frühzeitig evaluieren, welche technische Architektur sich am besten für die gewünschte Public-Cloud-Anwendung eignet. Im Vordergrund stand dabei, die optimale Konfiguration zu ermitteln. Die virtuelle Infrastruktur von gridscale erlaubt die beliebige Vorab-Simulation von Setups mit einem oder mehreren Servern, bei denen Zugriffslast und Aufgaben unterschiedlich verteilt sind.