Cloudbasierte E-Mail- und Dokumentenarchivierung: unkompliziert, performant, revisionssicher


Webseite:
www.inoxision.de
Branche:
Software as a Service
Über

Die inoxision GmbH aus Neuenmarkt in Oberfranken entwickelt Software zur E-Mail- und Dokumentenarchivierung für kleine und mittelständische Unternehmen. Neben der On-Premises-Version bietet das Unternehmen mit inoxision NOW seit einigen Jahren auch eine cloud-basierte Software-as-a-Service-Variante.

Über die Testumgebung auf der gridscale-Website haben wir in kürzester Zeit eine passende Cloud-Infrastruktur konfiguriert, zwei Stunden später liefen bereits die ersten Maschinen. Innerhalb von nur 15 Minuten bekamen wir zudem kompetente Antworten auf von uns gestellte Rückfragen. Und das an einem Samstag.

Andreas Reichmann, Geschäftsführer, inoxision GmbH

Die inoxision GmbH aus Neuenmarkt in Oberfranken entwickelt Software zur E-Mail- und Dokumentenarchivierung für kleine und mittelständische Unternehmen. Neben der On-Premises-Version bietet das Unternehmen mit inoxision NOW seit einigen Jahren auch eine cloud-basierte Software-as-a-Service-Variante.

Eine Besonderheit bei inoxision ist der Vertrieb über mehr als 350 Partner, vorwiegend Systemhäuser, die für den Softwareanbieter einen großen Kundenstamm aufgebaut haben. Auch das Cloud-Angebot inoxision NOW wird ausschließlich über die Partnerunternehmen angeboten. gridscale ist als Preferred-Cloud-Provider erste Wahl beim Betrieb der Anwendung und verwaltet schon heute viele Millionen archivierte E-Mails und Dokumente der inoxision-Kunden. Das einfache Handling der gridscale Plattform, die konstanten Leistungsparameter, aber auch die produktive Zusammenarbeit auf Augenhöhe machen laut inoxision den Unterschied zu weltweiten Anbietern und anonymen Massendiensten.

AUSGANGSLAGE & ZIELSETZUNG

Als ausfallsichere Enterprise-IT-Lösung ist der Betrieb von inoxision NOW auf zwei Rechenzentren verteilt. Für den primären Anwendungsbetrieb setzte der Softwarehersteller anfangs auf die Angebote der globalen Cloud-Computing-Dienste. »Der Mix aus hoher Komplexität und eingeschränktem Support hat uns bei den großen Plattformen sehr schnell enttäuscht«, erinnert sich inoxision Geschäftsführer Andreas Reichmann. »Hinzu kamen große Schwankungen bei Stabilität und Performance der Infrastruktur. Für uns ein No-Go bei einer aus Kundensicht so zentralen Business-Software wie inoxision NOW Mehr Leistungskonstanz, eine einfacher bedienbare Technologie sowie deutlich mehr Kundenunterstützung standen daher im Sommer 2017 ganz oben bei der Auswahl eines neuen Preferred Providers als Empfehlung an die inoxision-Partner. Hinzu kamen verschärfte Anforderungen bei DSGVO, Datenschutz und Revisionssicherheit. »Archivierung ist schon per Definition ein auf Langfristigkeit und Sicherheit ausgerichtetes Thema«, ergänzt Andreas Reichmann. »Daher war ein Cloud-Anbieter mit Sitz im hiesigen Rechtsraum und unter deutschem Datenschutzregime für uns obligatorisch.«

REALISIERUNG

gridscale kam durch eine Google-Recherche ins Blickfeld des Softwareherstellers. »Über die Testumgebung auf der gridscale-Website haben wir in kürzester Zeit eine passende Cloud-Infrastruktur konfiguriert, zwei Stunden später liefen bereits die ersten Maschinen«, zeigt sich Andreas Reichmann immer noch beeindruckt. »Innerhalb von nur 15 Minuten bekamen wir zudem kompetente Antworten auf von uns gestellte Rückfragen. Und das an einem Samstag. Eigentlich war unser Auswahlprozess damit schon so gut wie abgeschlossen.«

Migration und Rollout in Rekordzeit

Die Bereitstellung von inoxision NOW erfolgt seither auf Basis der gridscale-Cloud-Plattform. Dank der visuellen Darstellung der Benutzeroberfläche konnte die passende Infrastruktur in kürzester Zeit geplant und ausgerollt werden. Da sowohl Anwendung wie auch Cloud-Plattform als offene und mandantenfähige Architekturen realisiert sind, gelang die Migration zügig und problemlos. Aus Sicht der Anwender sehen beide Software-Varianten – ob lokal betrieben oder als SaaS genutzt – identisch aus und werden über dieselbe web-basierte Benutzeroberfläche bedient. Über einen Integrationsclient kann die Software in andere kaufmännische Applikationen wie ein CRM oder die Finanzbuchhaltung eingebunden werden.

EU-Datenschutz in deutschen Rechenzentren

Vor allem mittelständische Unternehmen sind gegenüber Cloud-Services bei den US-Marktführern skeptisch und drängen auf hohen Datenschutz. Das gilt für geschäftskritische Anwendungen wie eine Archivierungssoftware in ganz besonderer Weise. Durch die Software-Bereitstellung und Datenspeicherung in den zertifizierten TIER 3 Hochsicherheitsrechenzentren von gridscale können sich inoxision NOW Kunden auf eine hohe Konformität mit allen Regeln der DSGVO verlassen und auch anspruchsvolle Vorgaben bei Compliance und Revisionssicherheit umsetzen. Mit der Trusted-Cloud-Zertifizierung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie ( BMWi ) wurde gridscale zudem als besonders vertrauenswürdiger Cloud-Provider ausgezeichnet.

Archivierung erfordert flexiblen Storage

Archivierungsanwendungen haben zudem eine Eigenheit:Sie nutzen vergleichsweise wenig Rechenkapazität, stellen aber hohe Anforderungen an die Datenspeicherung. Auch bei der Mail-Archivierung gibt es eine permanente Grundlast, da die Unternehmen ihre E-Mails direkt bei Eintreffen archivieren. Der sehr große E-Mail-Eingang entspricht deshalb einem großen Anteil am täglichen Workload der Cloud-Lösung. Darüber hinaus kommen regelmäßig neue Dokumente hinzu. Der Speicherbereich pro Kunde ist also auf großes Volumen und permanenten Zuwachs ausgelegt. Wie schnell die Speicherkapazität anwächst, ist allerdings nur schwer vorherzusagen. Dank der beliebigen Sizing- und Skalierungsoptionen der Cloud-Plattform kann ein Mehrbedarf über die gridscale Panel unkompliziert konfiguriert und im laufenden Betrieb abgebildet werden.

Datenretrieval in Millisekunden

Regelmäßig müssen inoxision NOW Kunden rasch auf Dokumente in ihrem Archiv zugreifen können. Bei gridscale sind die Storage-Strukturen in den Rechenzentren ähnlich schnell verfügbar wie bei lokaler Datenspeicherung auf Festplatten. »Derzeit werden über inoxision NOW viele Millionen Dokumente abgelegt und verwaltet«, erläutert Andreas Reichmann. »Selbst bei einer Volltext-Recherche liegen die Suchgeschwindigkeiten deutlich unter einer Sekunde und erfolgen nahezu in Echtzeit.« Das schnelle Datenretrieval ermöglicht die sofortige Reaktion auf Anfragen zu länger zurückliegenden Geschäftsvorfällen, Buchprüfungen oder zur Speicherung von Personendaten nach der EU-DSGVO.

RESÜMEE

Neben den technischen Leistungsparametern der Cloud-Plattform entscheiden sich Projekterfolg und langfristige Partnerschaft meist über eine vertrauensvolle und unkomplizierte Zusammenarbeit im Geschäftsalltag. »Als mittelständisch geprägtes Unternehmen wünschen wir uns auch von unseren Partnern hohe Flexibilität und den pragmatischen Blick für das Wesentliche« ,fasst Andreas Reichmann zusammen. »Gerade im geschäftskritischen Enterprise-IT-Umfeld haben Verlässlichkeit und Beständigkeit einen hohen Stellenwert. Anonyme Massendienste sind aus unserer Sicht keine Alternative.«

Dank der Abrechnung konsequent nach Ressourcennutzung bleiben auch die Kosten flexibel. Größere Investitionen und sprungfixe Aufwände wie beim IT-Eigenbetrieb werden vermieden – ein oftmals entscheidender Wettbewerbsvorteil für den wirtschaftlichen Erfolg eines attraktiven Software-as-a-Service-Angebots. Für die Zukunft setzt das Softwarehaus daher auf Expansion und plant, die Kooperation mit gridscale weiter auszubauen. Der stärkere Rückgriff auf die Platform-as-a-Service-Dienste, aber auch anspruchsvolle Private Cloud Szenarien stehen dabei im Mittelpunkt.

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