BUTLERS: Rückbesinnung auf eigene Stärken – mit Infrastruktur aus der Cloud


Webseite:
butlers.com
Branche:
Einrichtungsbranche
Verwendete Produkte:
  • VM-Cluster
  • Windows Server
  • Private Netzwerke
  • Snapshots
  • PaaS
Kundensysteme auf gridscale:
  • Warenwirtschaftssysteme
  • Webseite
  • ERP
Über BUTLERS:

Butlers wurde 1999 gegründet und beschäftigt insgesamt rund 800 Mitarbeiter. In 90 Filialen in Deutschland, Österreich und der Schweiz, online sowie an rund 24 Franchise-Standorten auch im europäischen Ausland bietet Butlers Wohnaccessoires, Dekorationsartikel und Geschenke. Darüber hinaus vertreibt Butlers seine Artikel an über 1.000 externen Verkaufspunkten. Sitz des Unternehmens ist Köln. Für sein innovatives Konzept wurde der Mittelständler bereits mehrfach ausgezeichnet.

Standorte:

  • 90 Filialen in DACH (inkl. Shops bei REWE)
  • 24 Franchise-Standorte in der Tschechischen Republik, der Ukraine, in Ungarn, Luxemburg, Griechenland und auf Malta.
  • über 1.000 externe Verkaufspunkte

In der Anfangsphase hat sich gezeigt, was wirklich anders ist als bei vielen Anbietern: die partnerschaftliche Zusammenarbeit. Bei gridscale werden keine Verantwortlichkeiten auf Kollegen abgeschoben, stattdessen wird rasch gehandelt.

André Martens, IT Leiter, BUTLERS GmbH & Co. KG
Herausforderung

Manchmal bringen zu viele Marktentwicklungen gleichzeitig ein Unternehmen in Schieflage. Das galt auch für den Kölner Deko-Spezialist Butlers: Erhöhte Einkaufspreise durch den neu erstarkten Dollar, sinkende Kundenfrequenz in den Innenstädten und eine zu ambitionierte Sortimentspolitik führten Anfang 2017 zur Planinsolvenz. Die vorher bereits ausgearbeitete und begonnene Sanierungsstrategie konnte mit den damaligen Finanzierungspartnern nicht verwirklicht werden.

Die beiden Firmengründer Wilhelm Josten und Co-Geschäftsführer Jörg Funke mussten also Kosten sparen. Dies gelang ihnen einerseits durch Schließung von 25 Filialen, andererseits durch eine Verkleinerung der Produktpalette. Vor allem der Aufwand für die Logistik sollte schrumpfen. Butlers hatte zuletzt Möbel in das Produktprogramm aufgenommen, doch den Aufwand für die Belieferung seiner Ladengeschäfte falsch eingeschätzt. Also ging der Deko-Händler online und offline wieder zurück zu seinen Wurzeln.

Auch in anderer Hinsicht stand eine Senkung der Komplexität an, die IT-Infrastruktur kam auf den Prüfstand. Dabei wurden nicht nur die Kosten betrachtet, sondern auch die Möglichkeiten eines innovativen Ausbaus der IT. Denn das inzwischen nicht mehr insolvente Kölner Handelsunternehmen setzt nicht nur auf den Ausbau des eigenen Onlineshops mit bisher 20 Prozent Umsatzanteil. Ebenso wichtig sind neue geschlossene Kooperationen, online wie offline. So ist das Produktportfolio seit kurzem auf den Online-Plattformen von Rewe, Wayfair und Yomonda vertreten, aber auch auf den Internet-Marktplätzen von Amazon und eBay. Darüber hinaus sind die Artikel an mehr als 1.000 externen Verkaufspunkten erhältlich.

Kurz: In der IT-Infrastruktur kommen Datenströme aus dem Butlers-Webshop, den Plattformen, den eigenen Ladengeschäften und den Bestellsystemen von Handelspartnern zusammen. Dies sind bereits erhebliche Anforderungen, die im Handel typischerweise stark schwanken. So sind beispielsweise im Weihnachtsgeschäft die Kassen aller Filialen im Dauerbetrieb. Auch die Online-Kanäle boomen zu diesen Zeiten und vergrößern den Datenverkehr noch weiter.

„Unsere Anforderungen sind nicht gerade gering“, sagt André Martens, IT-Leiter von Butlers. „Im Durchschnitt bewältigen unsere Systeme ungefähr 5.000 Datenbank-Transaktionen – pro Sekunde. Zu Spitzenzeiten können es aber auch schon mal mehr als 12.000 werden.“ Eine Bevorratung von IT-Kapazitäten für den großen Andrang zu Spitzenzeiten ist praktisch unmöglich, da die regelmäßigen Kosten viel zu hoch wären. Die einzige Möglichkeit: Der IT-Dienstleister erweitert die Infrastruktur nach Bedarf. Doch die Reaktionszeiten bei herkömmlichen Anbietern sind oft zu lang.

„Wir sind bei unserem bisherigen Dienstleister schnell an Grenzen gestoßen“, sagt Martens. „Um Server schnell und flexibel nach Bedarf installieren zu können, haben wir den vollständigen Umstieg in die Cloud beschlossen.“ Butlers wünschte sich eine Infrastruktur mit agiler On-the-fly-Skalierung. Mehr noch: Sie sollte ebenso unkompliziert wieder herunterskaliert werden können, um Kosten zu sparen.

Lösung

Eine gute Lösung ist „Infrastructure as a Service (IaaS)“. Doch der Marktüberblick ist nicht einfach, denn inzwischen gibt es IaaS-Anbieter in großer Zahl. Neben den Marktführern aus den USA richten sich inzwischen auch kleinere Provider an spezifische Zielgruppen. Das IT-Team von Butlers hatte schnell erkannt, dass die großen Anbieter für ein mittelständisches Unternehmen ungeeignet sind, ihre Services sind zu komplex und erfordern zum Teil sehr viel IT-Know-how. Überdies bieten nicht alle Provider das für Butlers notwendige Windows-Server-Hosting.

„Wir wollen uns so wenig wie möglich mit IT beschäftigen, sondern stattdessen unsere Kunden glücklich machen und Emotionen verkaufen“, betont André Martens. Für Unternehmen mit diesen Wünschen ist ein modernes Infrastrukturangebot in der Cloud optimal, denn die Bereitstellung und spätere Skalierung von Servern ist unkompliziert und geht im Idealfall innerhalb weniger Minuten. Entsprechend schnell konnte Butlers mit 17 Servern zum Kölner Cloud-Infrastruktur-Anbieter gridscale umziehen, die Konfiguration hat das dreiköpfige Projektteam lediglich eineinhalb Tage Arbeit gekostet.

Warum gridscale?

„In der Anfangsphase hat sich gezeigt, was wirklich anders ist als bei vielen Anbietern: die partnerschaftliche Zusammenarbeit“, lobt Martens. „Bei gridscale werden keine Verantwortlichkeiten auf Kollegen abgeschoben, stattdessen wird rasch gehandelt.“ Durch die Ausrichtung auf kleinere und mittlere Unternehmen und die agile Arbeitsweise kann sich der Kölner Anbieter leichter an die Bedürfnisse und Anforderungen von Unternehmen anpassen.

Ein weiterer Vorteil sind die einfache Bedienbarkeit und der hohe Automatisierungsgrad. Die Benutzeroberfläche orientiert sich stark an den Bedarf von Kunden, die nicht aus der IT-Branche kommen. Darüber hinaus gibt es zahlreiche Automatisierungsfunktionen zur Vereinfachung der Administration. Das wirkt sich auch auf die Kosten aus. So müssen die virtuellen Server nicht unbedingt im 24×7-Betrieb laufen. So werden die Server für das Lager um 16:00 Uhr heruntergefahren. Das Unternehmen bezahlt für die genutzte Leistung und spart somit pro Tag etwa ein Drittel der Kosten für die nur teilweise genutzten Server ein.

Solche Möglichkeiten haben Butlers überzeugt. Das Unternehmen wird weitere Server bei gridscale betreiben, etwa die hochverfügbaren Systeme für Geschenk- und Kundenkarten oder die Mediendatenbank mit Produktbildern. Auch in Zukunft soll die IT möglichst effizient bleiben, doch bei Butlers steht die strikte Kostensenkung nicht mehr im Vordergrund. Seit einem halben Jahr ist die Insolvenz beendet und das Unternehmen saniert. Mehr noch, Butlers wächst wieder, online und offline.

Zahlen & Fakten - seit der Zusammenarbeit mit gridscale
  • 43.300.000 verarbeitete Lagerbewegungen in der Warenwirtschaft
  • 6.950.000 geschriebene Rechnungen
  • 5081 Datenbank-Transaktionen die Sekunde im Durchschnitt à Maximum waren 12925
  • 270.000 verschickte Pakete
  • 80 VPN Verbindungen nach Europa

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