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Gegenstand und Dauer des Auftrags

Gegenstand und Dauer des Auftrags bestimmen sich vollumfänglich nach den im jeweiligen Vertragsverhältnis gemachten Angaben und Laufzeiten ( »Hauptvertrag « ). Eine Kündigung des Hauptvertrages hat automatisch eine Kündigung dieses Auftrags zur Folge, ohne dass es einer besonderen Erklärung bedarf. Der Auftragnehmer verarbeitet dabei personenbezogene Daten für den Auftraggeber i. S. v. Art. 4 Nr. 2 und Art. 28 DSGVO auf Grundlage dieses Auftrags.

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Umfang, Art und Zweck der Erhebung

Der Umfang, die Art und der Zweck einer etwaigen Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten, die Art der Daten und der Kreis der Betroffenen werden dem Auftragnehmer gemäß der vom Auftraggeber ausgefüllten Anlage 1 beschrieben, soweit sich das nicht aus dem Vertragsinhalt der in Ziffer 1 beschriebenen Vertragsverhältnisse ergibt. Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum ( EWR ) statt. Jede Verlagerung in ein Drittland außerhalb der EU / des EWR bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.

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Technisch-organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO ( Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. c DSGVO )

1. Der Auftragnehmer hat die Umsetzung der im Vorfeld der Auftragsvergabe dargelegten und erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen vor Beginn der Verarbeitung, insbesondere hinsichtlich der konkreten Auftragsdurchführung zu dokumentieren und dem Auftraggeber zur Prüfung zu übergeben ( siehe Anlage 2 ). Bei Akzeptanz durch den Auftraggeber werden die dokumentierten Maßnahmen Grundlage des Auftrags.
2. Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gem. Art. 28 Abs.3 Satz 2 lit. c, 32 DSGVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DSGVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DSGVO zu berücksichtigen.
3. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.

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Berichtigung, Sperrung und Löschung von Daten

1. Der Auftragnehmer darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Auftragnehmer wendet, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten.
2. Soweit vom Leistungsumfang umfasst, sind Löschkonzept, Recht auf Vergessenwerden, Berichtigung, Datenportabilität und Auskunft nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers unmittelbar durch den Auftragnehmer sicherzustellen.

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Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags gesetzliche Pflichten gemäß Art. 28 bis 33 DSGVO; insofern gewährleistet er insbesondere die Einhaltung folgender Vorgaben:

• Der Datenschutzbeauftragte des Auftragnehmers ist erreichbar unter:
  
  gridscale GmbH
  – Der Datenschutzbeauftragte –
  Oskar-Jäger-Straße 173
  50825 Köln
  
  Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten sind weiterhin auf der Homepage des Auftragnehmers hinterlegt.
• Die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b, 29, 32 Abs. 4 DSGVO. Der Auftragnehmer setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Der Auftragnehmer und jede dem Auftragnehmer unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung des Auftraggebers verarbeiten einschließlich der in diesem Vertrag eingeräumten Befugnisse, es sei denn, dass sie gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind.
• Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen entsprechen Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. c, 32 DSGVO und Anlage 2.
• Der Auftraggeber und der Auftragnehmer arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.
• Die unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeiten- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ermittelt.
• Soweit der Auftraggeber seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeiten- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt ist, hat ihn der Auftragnehmer nach besten Kräften zu unterstützen.
• Der Auftragnehmer kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.
• Dokumentation der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber.

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Unterauftragsverhältnisse

Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Auftragnehmer z.B. als Telekommunikationsleistungen, Post-/Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen. Wenn der Kunde einen Standort auswählt, erklärt er sich mit einem Rechenzentrumsbetreiber als Subunternehmer an diesem Standort einverstanden.

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Kontrollrechte des Auftraggebers

1. Der Auftraggeber hat das Recht, im Benehmen mit dem Auftragnehmer Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende, auf Vertraulichkeit zu verpflichtende, Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen.
2. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers nach Art. 28 DSGVO überzeugen kann. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen zu bestätigen.
3. Der Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann wahlweise erfolgen durch die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln gemäß Art. 40 DSGVO, die Zertifizierung nach einem genehmigten Zertifizierungsverfahren gemäß Art. 42 DSGVO, aktuelle Testate, Berichte oder Auszüge von Berichten unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitätsauditoren) bzw. eine geeignete Zertifizierung durch IT-Sicherheitsoder Datenschutzaudit (z.B. nach BSI-Grundschutz).
4. Für die Ermöglichung von Kontrollen durch den Auftraggeber kann der Auftragnehmer einen Vergütungsanspruch geltend machen.

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Mitteilung bei Verstößen des Auftragnehmers

1. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Art. 32 bis 36 der DSGVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u. a. :
   1. die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen, die den Umständen und dem Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverletzung durch Sicherheitslücken berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von relevanten Ereignissen ermöglichen
   2. die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an den Auftraggeber zu melden
   3. die Verpflichtung, dem Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber dem Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen
   4. die Unterstützung des Auftraggebers für dessen Datenschutz-Folgenabschätzung
   5. die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde
2. Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten oder nicht auf ein Fehlverhalten des Auftragnehmers zurückzuführen sind, kann der Auftragnehmer eine Vergütung beanspruchen.

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Weisungsbefugnis des Auftraggebers

1. Mündliche Weisungen bestätigt der Auftraggeber unverzüglich ( mind. in Textform).
2. Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstößt gegen Datenschutzvorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.

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Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten

1. Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.
2. Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber – spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung – hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Der Auftragnehmer gibt dem Auftraggeber auf Anfrage hin Auskunft zur Natur und dem Zeitpunkt der Löschung.
3. Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben.

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Sonstige Vereinbarungen

1. Ein Entgelt für diesen Auftrag wird nicht gefordert. Soweit der Auftraggeber Unterstützung nach Ziffer 4 für die Beantwortung von Anfragen Betroffener benötigt, hat er die hierdurch entstehenden Kosten zu erstatten. Soweit der Auftraggeber nach Ziffer 7 Kontrollrechte ausüben wird, orientiert sich die vorab zu vereinbarende Höhe des Entgelts an einem festzulegenden Stundensatz des für die Betreuung vom Auftragnehmer bereitgestellten Mitarbeiters. Erteilt der Auftraggeber dem Auftragnehmer Weisungen nach Ziffer 9, so hat er durch diese Weisung entstehende Kosten zu erstatten.
2. Diese Vereinbarung ist abhängig vom Bestand eines Hauptvertrages gemäß Ziffer 1. Die Kündigung oder anderweitige Beendigung des Hauptvertrages gemäß Ziffer 1 beendet gleichzeitig diese Vereinbarung. Das Recht zur isolierten, außerordentlichen Kündigung dieser Vereinbarung sowie die Ausübung gesetzlicher Rücktrittsrechte konkret für die Vereinbarung bleiben hierdurch unberührt.
3. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.
4. Die Parteien vereinbaren als Gerichtsstand den Sitz des Auftragnehmers, Köln.