Vertragsmanagement in der Public Cloud

Sicher, unkompliziert, wirtschaftlich

Die otris software AG bietet Unternehmen anspruchsvolle Lösungen für das Daten- und Dokumenten-Management. Die Anwendungen für Vertrags-, Beteiligungs-, Compliance- und Datenschutz-Management wurden von Kunden bislang entweder als klassische On-Premises-Software aus dem eigenen Rechenzentrum oder alternativ als dedizierte Private Cloud aus dem otris-Rechenzentrum genutzt.

Eine Success Story.

Übersicht
Der Dortmunder Spezialist für software-basierte Daten- und Dokumenten-Verwaltung wurde im Jahr 2000 gegründet; basierend auf der Idee, Software müsse sich per Knopfdruck entwickeln lassen.

Branche
Softwareentwicklung

Mitarbeitende
100+

Kunden
150+

gridscale Produkte im Einsatz
Public Cloud
Storage
Managed Kubernetes

Das Ziel
Die vier Softwarepakete, die otris anbietet, existierten bislang ausschließlich als traditionelle On-Premises-Anwendung oder in einer kundenindividuellen Private Cloud. Angesichts der vielen Vorteile von Cloud-Lösungen werden allerdings flexibel skalierbare und besonders kosteneffiziente Alternativen aus der Public Cloud immer stärker nachgefragt. Diese Nachfrage will die otris Software AG mit der gridscale-Technologie bedienen können.

Herausforderungen
Da beim Vertragsmanagement primär rechtlich relevante Dokumente und vertrauliche Daten verarbeitet und langfristig archiviert werden, gilt es hier besonders strenge Compliance-Vorgaben einzuhalten – d. h. maximalen Zugriffsschutz und eine vollständig DSGVO-konforme Leistungsbereitstellung und Datenspeicherung im deutschen Rechtsraum zu gewährleisten. Diese Kriterien sind für die otris Software AG aufgrund der hohen Sicherheitsbedürfnisse ihrer Kundschaft alternativlos.

Die Lösung
Mit otris contract CLOUD aus der gridscale Public Cloud steht der otris-Kundschaft seit Anfang 2019 nunmehr eine besonders sichere und zugleich kosteneffiziente SaaS-Variante zur Verfügung, über die sie sämtliche Vorgänge ihres Vertragsmanagements einfach, effektiv und sicher steuern können. Die Infrastruktur ist so ausgelegt, das ein agiler Ausbau der Software durch die otris-Experten möglich ist und das unternehmenseigene IT-Team die Anwendung jederzeit leicht überwachen und anpassen kann. Neue Mandanten lassen sich beliebig zuschalten und steigende Zugriffslasten flexibel abfedern.

Key Results

Fortentwicklung zum erfolgreichen SaaS-Provider

Public Cloud

Beliebige Skalierung ohne Ausfallzeiten

100 % DSGVO-Konformität und Verfügbarkeitsgarantie

Seit Anfang 2019 bietet das Unternehmen seine Software für Vertragsmanagement otris contract auf Basis der gridscale Infrastruktur-Plattform auch als Software-as-a-Service (SaaS) in einer besonders sicheren Public-Cloud-Umgebung an. otris-Kund:innen erhalten so alle wichtigen Funktionen des Produkts über eine übersichtliche, standardisierte Benutzeroberfläche und partizipieren zugleich von allen Kosten- und Nutzenvorteilen eines effizienten Public-Cloud-Betriebs.

Durch das neue Angebot konnten wir unser bisheriges Softwaregeschäft sehr erfolgreich erweitern. Eine wachsende Anzahl an Mandantschaft nutzt bereits unsere Lösung zur Vertragsverwaltung aus der Public Cloud.

Dr. Frank Hofmann, Vorstand bei otris

Ausgangslage und Zielsetzung

Die otris software AG bietet Kunden aus verschiedensten Branchen spezialisierte Software, mit der sie wichtige Verwaltungsvorgänge digital steuern und dokumentieren können. Das Leistungsportfolio richtet sich an mittelständische Unternehmen und Großkonzerne in ganz Europa. Typische Nutzer sind Fach- und Führungskräfte aus allen Verwaltungsabteilungen – häufig mit Compliance-relevanten Aufgaben.

Die vier Softwarepakete otris contract, otris corporate, otris compliance und otris privacy existierten bislang ausschließlich als On-Premises-Anwendung oder kundenspezifische Private Cloud. Hauptgrund dafür war in erster Linie der Einsatzzweck: Bei rechtlich relevanten Dokumenten und vertraulichen Daten müssen Unternehmen strenge Compliance-Vorgaben einhalten, die bislang mit lokal bzw. eigenständig betriebenen Anwendungen leichter umzusetzen waren.

Angesichts der vielen Vorteile von Cloud-Lösungen werden Alternativen aus der Public Cloud allerdings auch für das Management von sensiblen und geschäftskritischen Informationen immer stärker nachgefragt.

Mit otris contract CLOUD aus der gridscale Public Cloud steht der otris-Kundschaft nunmehr seit Anfang 2019 eine leistungsstarke und zugleich kosteneffiziente SaaS-Variante zur Verfügung, über die sie sämtliche Vorgänge ihres Vertragsmanagements einfach, effektiv und sicher steuern können.

Der Transfer war dank offener Schnittstellen und guter
Dokumentation deutlich einfacher als erwartet.

– Andreas Albuschat, verantwortlicher Produktmanager

Das Ziel: Eine sichere Public Cloud ohne IT-Compliance-Probleme
Mit Blick auf die Einhaltung aller Datenschutz- und Sicherheitsaspekte war der Forderungskatalog bei der Auswahl eines geeigneten Public-Cloud-Partners besonders anspruchsvoll. Dabei im Zentrum: Die DSGVO-konforme Leistungsbereitstellung und Datenspeicherung im deutschen Rechtsraum. Aufgrund der hohen Sicherheitsbedürfnisse der Kunden war dieses Kriterium für die Geschäftsführung von otris alternativlos. Der Betrieb bei einem der großen, globalen Hyperscaler kam daher nicht in Betracht. Darüber hinaus sollte die Cloud-Infrastruktur hochverfügbar ausgelegt und zugleich einfach bedienbar, dynamisch sowie flexibel sein, sodass ein agiler Ausbau der Anwendung möglich ist und das unternehmenseigene IT-Team die Anwendung jederzeit leicht überwachen und anpassen kann.

Realisierung

Die Cloud-Plattform von gridscale konnte sich im Auswahlprozess der otris software AG erfolgreich durchsetzen. Dabei haben die aufgeräumte Benutzeroberfläche, die intuitive Bedienbarkeit und die – dank einer offenen API – leichte Integration besonders überzeugt.

Die Migration von otris contract auf die gridscale-Technologie erfolgte sukzessive: In enger Anlehnung an die bestehende On-Premises-Software wurde zunächst eine funktionsidentische Private-Cloud-Version realisiert, die Anfang 2019 um eine SaaS-Alternative auf Basis der gridscale Public Cloud ergänzt wurde.

Das Public-Cloud-Angebot stellt Kunden die otris contract CLOUD-Software in einer vorgegebenen Standard-Version zur Verfügung und beinhaltet alle wesentlichen Software-Funktionen, die zu den Kernelementen einer professionellen Vertragsverwaltung gehören; Betrieb und Datenspeicherung erfolgen im zertifizierten deutschen Hochsicherheitsrechenzentrum von gridscale.

Kosteneffizienz und leichte Skalierbarkeit einer Cloud
»Der Transfer war dank offener Schnittstellen und guter Dokumentation deutlich einfacher als erwartet«, freut sich Andreas Albuschat, verantwortlicher Produktmanager bei der otris software AG, über den reibungslosen Migrationsprozess. »Die Plattform ließ den Entwicklern große Spielräume bei der Ausgestaltung ihrer Anwendung, sodass nun alle wichtigen Funktionen besonders übersichtlich präsentiert werden.«

Darüber hinaus partizipieren SaaS-Anwender von einer hohen Kosteneffizienz und Wirtschaftlichkeit. Public-Cloud-Kunden von otris contract müssen sich weder um Aufbau und Wartung der Infrastruktur noch um Installation und Management der Anwendung kümmern. Dadurch sinken die IT-Betriebskosten deutlich.

Zudem bietet die Cloud-Lösung viele Vorteile bei der IT-Security, da sich die erfahrenen IT-Teams von gridscale fortlaufend um das notwendige Einspielen von aktuellen Security-Patches kümmern. Ein zentraler Aspekt ist aber auch die leichte Skalierbarkeit der IT-Infrastruktur in der Cloud. otris kann bei Bedarf binnen weniger Minuten zusätzliche Server starten, sodass eine verstärkte Nachfrage und Zugriffslast ohne Leistungseinbrüche und technische Ausfallzeiten bedient werden kann. »Bislang läuft unser System sehr performant und vollkommen störungsfrei«, so Andreas Albuschat.

Experimente mit unterschiedlichen Server-Setups
Die schnelle Bereitstellung von virtuellen Servern bei gridscale gab otris zudem die Möglichkeit, bereits im Entwicklungsprozess verschiedene Szenarien zu testen und zu vergleichen. Auf diese Weise konnte das IT-Team nach dem Prinzip »Learning By Doing« schon frühzeitig evaluieren, welche technische Architektur sich am besten für die gewünschte Public-Cloud-Anwendung eignet. Im Vordergrund stand dabei, die optimale Konfiguration zu ermitteln. Die virtuelle Infrastruktur von gridscale erlaubt die beliebige Vorab-Simulation von Setups mit einem oder mehreren Servern, bei denen Zugriffslast und Aufgaben unterschiedlich verteilt sind.

Resümee

Durch das neue Angebot konnten wir unser bisheriges Softwaregeschäft sehr erfolgreich erweitern. Eine wachsende Anzahl an Mandanten nutzt bereits unsere Lösung zur Vertragsverwaltung aus der Public Cloud„, so Dr. Frank Hofmann aus dem otris-Vorstand. Die hierbei entstehenden Kosten für den Plattform-Betrieb bleiben dabei stets transparent und errechnen sich ausschließlich auf Basis der tatsächlichen Inanspruchnahme der Infrastruktur. Auch die Abrechnung der otris-Kundschaft ist vollkommen unkompliziert. Sie entrichten lediglich eine monatliche Gebühr für die Softwarenutzung. Dank der einfachen Konfiguration und Skalierbarkeit der gridscale-Infrastruktur ist die otris software AG auch für die Zukunft gut gerüstet: Neue Mandanten lassen sich beliebig zuschalten und steigende Zugriffszahlen flexibel abfedern. Erste Planungen für einen weiteren Ausbau der Plattform sind daher bereits skizziert.

Download der Success Story

Unsere Success und Partner Storys gibt es auch zum kostenlosen Download im PDF-Format. Viele weitere spannende Storys findest du in unserer Story-Übersicht oder als bequemes PDF zum Mitnehmen im Download Center.