Das gridscale Webinar – Do it yourself!

Datum: 21.08.2019

gridscale Webinar Do it yourselfHabt ihr schon einmal ein Webinar komplett selbst geplant und durchgeführt? Einen Anmeldeprozess und eine dazugehörige Marketingstrategie entworfen? Sich über die notwendigen Ressourcen und eingesetzte Software Gedanken gemacht? Nein? Wir auch nicht! Und trotzdem ist es gridscale gelungen, ein erfolgreiches Webinar zu unserem neuen Partner Panel durchzuführen. Damit ihr potenzielle Fehler und Schwierigkeiten besser umgehen könnt, haben wir für euch in diesem Artikel unsere Erfahrungen zusammengefasst!

Die Idee: Das neues Partner Panel präsentieren

Da wir in naher Zukunft unser neues gridscale Partner Panel launchen werden, wollten wir die neue Usability und Funktionen unseren (potenziellen) Kunden näher bringen. Als Format erschien uns ein Webinar am geeignetsten, da wir erstens direkt mit unseren Kunden in Kontakt treten, sowie das neue Design und die neuen Features live und direkt visuell präsentieren konnten. Format gefunden! Inhalt ist klar! Na, dann kann es ja losgehen!

Die Planung

Bei der Planung eines Webinars gibt es mehrere Ebenen, die man sehr genau planen sollte (wenn nicht kommt es zu “Störungen im Betriebsablauf”). Zudem sind klar Ziele, Erwartungen und definierte Verantwortlichkeiten (aka “Einen der den Hut auf hat”) extrem wichtig.

Die Ebenen sind:

  • inhaltliche Planung
  • ein Marketing- oder Vermarktungskonzept
  • die technische Planung

Planung gridscale Webinar

Die inhaltliche Planung

Die inhaltliche Planung des Webinars steht natürlich an erster Stelle. Denn wenn das Webinar inhaltlich nicht gut gemacht ist, beispielsweise keinen roten Faden aufweist, kann die technische Umsetzung und das Marketing noch so gut sein: Das Ergebnis wird nicht den erhofften Effekt bringen. Bevor es aber ans Skript geht, sollten einige Fragen geklärt werden. Die wichtigste dieser Fragen ist: Wer ist meine Zielgruppe und was sind ihre Bedürfnisse? Im Fall von gridscale haben wir zwei Zielgruppen identifiziert:

1. Zielgruppe: Bestandskunden

Bedürfnisse: Die neuen Funktionen und die neue Usability der Partner Panels kennenlernen, um weiterhin gut und noch effizienter arbeiten zu können. Der Vorteil bei dieser Zielgruppe ist es, dass sie grundsätzlich mit dem Produkt schon vertraut ist. Der Erklärungsbedarf beschränkt sich hier also auf alles “Neue”.

2. Zielgruppe: potentielle Kunden

Bedürfnisse: Potenzielle Kunden möchten das Produkt ganzheitlich erklärt bekommen. Das geht nicht nur über die neuen Funktionen hinaus, sondern beinhaltet im Grunde alle Funktionalitäten und Bedienung des Partner Panels: Der Erklärungsbedarf ist hier also wesentlich größer.

Daraus ergeben sich zwei Anforderungen an den Inhalt des Webinars: Es muss erstens grundlegend genug sein, um potentielle Kunden quasi bei “Null” abzuholen und zweitens konzentriert genug auf die neuen Features und das neue Design eingehen, um Bestandskunden nicht zu langweilen.

Inhalt konkret

Der konkrete Inhalt orientiert sich natürlich an den verschiedenen Neuerungen unseres Partner Panels: Diese gaben also schon den roten Faden vor. Um die unterschiedlichen Aspekte besser veranschaulichen zu können, haben wir uns für eine Präsentation am konkreten Beispiel eines fiktiven Kunden entschieden. Dies hat es unserem Experten ermöglicht, die neuen Funktionen an praktischen Beispielen zu zeigen. D.h. Firma XYZ hat bestimmte Anforderungen und eine entsprechende Struktur und Arbeitsweise, die mit den neuen Features des gridscale Partner Panels optimiert werden kann.

Hier ist es natürlich sinnvoll, das exemplarische Unternehmen mit seinen spezifischen Problemen und Anforderungen so nah wie möglich an den Zielgruppen zu orientieren und den Business Case so realistisch und detailliert wie möglich zu planen.

Jetzt haben wir die Inhalte und deren Struktur definiert und eine “Kunden-Story” drumherum gebaut, um die Verständlichkeit und den Praxisbezug zu erhöhen. Diese Story mitsamt der Inhalte gibt gleichzeitig auch den roten Faden vor. Also: inhaltliches Konzept? Check! Weiter geht es mit der Frage wie wir unsere tollen Inhalte vermarkten wollen.

Marketing Webinar gridscale

Das Marketing Konzept

Sobald das inhaltliche Konzept steht, sollte das Marketing Konzept auf den Inhalt, die Zielgruppe und die interne Zielsetzung abgestimmt werden. Hört sich vielleicht einfach an, ist aber für ein solches Webinar komplexer, als man vielleicht denken mag. Die Grundvoraussetzungen sind einfach zu definieren, oder? Branding, Landingpage, Mailings und Vermarktung auf allen sinnvollen Kanälen. Punkt, das war es! Wirklich einfach oder? Aber wann und in welcher Form bewerbe ich es bspw. auf den Social Media Kanälen? Bitte nicht zu früh sonst gerät es wieder in Vergessenheit, aber kurz vor knapp hilft auch nicht! Konzentriere ich mich hierbei auf die Brand, den Experten oder den Inhalt? Jeder Marketer kennt natürlich diese Fragen und sie stellen sich in verschiedenen Situationen immer wieder. Aber je nachdem wen man fragt, können die Antworten sehr unterschiedlich ausfallen!

Hier die Antworten, die wir gefunden haben.

Der zentrale Ankerpunkt all unserer Marketingmaßnahmen war eine Landingpage zum Webinar mit weiterführenden Informationen und einer Registrierungsmöglichkeit. Alle weiteren Marketing-Aktivitäten haben sich an der Landingpage ausgerichtet und auf diese “eingezahlt”.

Insgesamt haben wir über vier verschiedene Wege für unser Webinar geworben. Zu den Inbound-Marketing Maßnahmen gehörten ein News-Ticker/Banner auf unserer Website gridscale.io, die oben schon erwähnte Landingpage sowie organische Beiträge auf unseren Social Media Kanälen. Wir haben uns hier bewusst gegen die Nutzung von kostenpflichtiger Werbung entschieden. Als Werbekanal ausgeschlossen haben wir zudem Google Ads, da wir dort unsere Zielgruppe nicht spezifisch genug ansprechen konnten. Da das Webinar primär informativ mit werblichem Hintergrund geplant war und wir zu einem Großteil auch Bestandskunden ansprechen wollten, wäre der Kosten/Nutzen-Faktor bei bezahlter Werbung nicht ausreichend gewesen.

Als Outbound-Marketing haben wir das gute alte Mailing für uns entdeckt. Hier konnten wir unsere Bestandskunden und auch potenzielle Kunden (die sich bspw. schon vorher für einen Newsletter eingetragen haben) direkt ansprechen. Auch die weitere Kommunikation in Hinsicht auf Reminder, Anmeldungsbestätigung etc. lief wenig überraschend über Mailings.


Auch offline haben wir für unser Webinar mithilfe von Flyern geworben. Diese wurden durch unseren Vertrieb auf zentralen Veranstaltungen verteilt. Interessenten hatten so die Möglichkeit, durch einen QR-Code direkt auf die Landingpage zu gelangen und sich für unser Webinar zu registrieren.

Auch nach Abhalten des Webinars werden wir die Inhalte und gewonnenen Erkenntnisse nutzen. So bieten wir nach einer Registrierung das Webinar kostenlos als On Demand Webinar an.

Folgend eine Zusammenfassung unserer Marketing-Maßnahmen:

  • Mailings an potentielle und Bestandskunden (Outbound)
  • Social Media Bewerbung auf: LinkedIn, Twitter, Facebook und Xing
  • Inbound-Marketing auf unserer Website durch News-Ticker und Landingpage
  • On-Demand Webinar Mailing und LP nachher zur Kundenbindung und Leadgenerierung
  • Flyer mit Informationen auf passenden Veranstaltungen verteilt

Technik gridscale Webinar

Die technische Planung

Bei der technischen Planung gab es durch unser System bedingte Einschränkungen und Vorteile (Erstellung der LP mit WordPress, internes Tool für Link Tracking) und externe Faktoren wie Funktionalität, Datenschutz und Kosten.

Mit zu den größten Herausforderungen für uns, gehörte die Evaluation und Festlegung der passenden Tools. Welche Mailingsoftware erfüllt die von uns gewünschten Funktionen? Welches Webinartool bietet einen guten Mix aus Funktionalität, Professionalität und Preis? Aber natürlich first things first: Was für Tools brauchen wir überhaupt?

Offensichtlich eine Online Video und Web-Conferencing Software. Hier haben wir uns für Zoom entschieden, welches uns schon als Kommunikationstool aus anderen Projekten bekannt war. Notwendig war hier nur ein Upgrade auf die Webinar-Version. Als Automatisierungstool für Web-Anwendungen haben wir Zapier benutzt. Zapier automatisiert den Austausch von Daten zwischen den einzelnen Tools (bei Zoom und Mailchimp).

Mit Mailchimp hatten wir uns schon vorher auseinandergesetzt und es auch schon für Newsletter-Mailings genutzt, daher fiel uns die Entscheidung hier nicht schwer. Gegeben war ebenfalls unser internes Link-Tracking-Tool, das CMS der Landingpage (WordPress). Als Formular-Tool haben wir Typeform in Erwägung gezogen uns aber letztlich dagegen entschieden.

Learning: Benutzt ein Survey-Tool wie Typeform am Ende eures Webinars um direktes Feedback der Teilnehmer zu erhalten. Wir haben es, aufgrund von Zeit- und Ressourcenmangel, nicht genutzt

Disclaimer: Wir bekommen für die Nennung kein Geld von den unterschiedlichen Unternehmen und sie stellen auch nur eine von vielen Möglichkeiten dar, um ein Webinar umzusetzen. Der Markt ist hier recht groß und bietet eine Fülle an Alternativen.

Last but not least ist die DSGVO natürlich immer ein wichtiger Punkt in Hinsicht auf die Entscheidung für oder gegen ein bestimmtes Tool. Sobald eines der Produkte auf unserer Liste nicht DSGVO-konform war, war es natürlich sofort aus dem Rennen!

Fazit gridscale Webinar

Die Mischung machts

Gut mit Luft nach oben. Da bei gridscale Perfektionisten am Werk sind, würden wir uns nach reiflicher Überlegung und eine durch und durch demokratischen Abstimmung die Schulnote 3- (befriedigend minus) geben. Probleme gab es hauptsächlich in der zeitlichen Planung und im Bereich der Vermarktung. Weitere Aspekte an denen wir noch arbeiten müssen ist die technische Qualität (bspw. Tonqualität) und die professionelle Atmosphäre des Webinars.

Das mögen Kleinigkeiten sein, aber genau an diesen Punkten entscheidet sich der Erfolg eines guten Webinars. Die grobe Konstruktion ist relativ einfach, aber das Ergebnis wird in keiner guten Erinnerung bleiben, wenn das komplette Konzept nicht stimmig ist. Auch gute Inhalte können durch eine schlechte Umsetzung verbrannt werden. Denn, so viel wir von Zielgruppen und Kundenarten sprechen, ein Webinar wird von Menschen gesehen und die reagieren nun mal nicht nur auf Fakten, sondern auch auf “softe” Faktoren. Wenn die Reminder-Mails nicht gut getimed oder es zu viele sind, kann man den Menschen am Rechner schon nerven und vertreiben, bevor das Webinar überhaupt stattgefunden hat.

Also merke! Technik muss stimmen, Inhalt muss stimmen, Marketing muss stimmen aber erst im orchestrierten Zusammenspiel wird es ein gutes Webinar!


Nicolas Tuschen

Nicolas Tuschen | Teamlead Online Marketing
Nico ist Online Marketing Manager mit Fokus auf SEO und verantwortet bei gridscale das (organische) Online Marketing. Gleichzeitig ist er ein gutes Beispiel dafür, dass man mit einem Literatur-Studium nicht nur Taxifahrer werden kann. Er hat seine Leidenschaft für SEO eher zufällig entdeckt, sie seitdem aber konsequent ausgebaut: vom Startup, der Agentur bis zum Verlag, von B2B bis B2C, von Offpage bis Onpage.

Zurück zur Übersicht